Umfassender Leitfaden zur Vereinfachten Sorgfaltspflicht (SDD)
Die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence - SDD) ist ein rationalisiertes Verfahren zur Überprüfung von Kunden mit geringem Risiko, das es Unternehmen ermöglicht, die Vorschriften effizienter einzuhalten.
In diesem Leitfaden wird erklärt, was SDD ist, wann es eingesetzt werden sollte und wie man es richtig implementiert.
Wichtigste Erkenntnisse
Die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence, SDD) vereinfacht den Kundenüberprüfungsprozess für Kunden mit geringem Risiko, da weniger Unterlagen erforderlich sind und auf öffentliche Informationen zurückgegriffen werden kann.
Eine umfassende Risikobewertung ist unerlässlich, um festzustellen, ob ein Kunde für SDD in Frage kommt, wobei seine Geschäftsaktivitäten, sein geografischer Standort und sein Transaktionsverhalten berücksichtigt werden müssen.
Die laufende Überwachung und der Einsatz von Technologien sind entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und die Anpassung der SDD-Maßnahmen, wenn sich das Risikoprofil des Kunden im Laufe der Zeit ändert.
Verständnis der Vereinfachten Sorgfaltspflicht (SDD)
Die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence - SDD) ist ein rationalisierter Ansatz zur Überprüfung von Kunden mit geringem Risiko. Die vereinfachte Sorgfaltspflicht ist im Finanzsektor weit verbreitet, um die Einhaltung der Vorschriften für Kunden mit geringem Risiko zu vereinfachen. Sie:
Ermöglicht es Unternehmen, die Überprüfungsanforderungen zu minimieren und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten
Stellt die niedrigste Stufe der Due Diligence dar
setzt weniger intensive Methoden zur Identifizierung und Überprüfung der Identität der Kunden ein
Das der Wertpapierdienstleistungsrichtlinie zugrundeliegende Prinzip betont die Verhältnismäßigkeit, d. h. die angewandten Sorgfaltsmaßnahmen sollten in einem angemessenen Verhältnis zum bewerteten Risikoniveau stehen.
In Szenarien, in denen das Risiko von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung als gering eingestuft wird, können Unternehmen weniger Dokumente verwenden oder sich auf öffentliche Informationen zur Überprüfung der Kundenidentität stützen.
Einrichtungen wie Finanzinstitute und Behörden, die transparente Identitätspraktiken pflegen und begrenzte Finanzprodukte anbieten, kommen häufig für die SDD in Frage. Für Unternehmen, die an einem geregelten Markt notiert sind, gelten möglicherweise andere Überprüfungsanforderungen im Rahmen der einschlägigen Vorschriften, wie z. B. der MLR 2017. Während die SDD ähnliche Anforderungen wie die Standard-Due-Diligence-Prüfung stellt, liegt die Schwelle für die SDD niedriger, um sicherzustellen, dass der Überprüfungsprozess effizient ist und in einem angemessenen Verhältnis zum Risiko für ein Kredit- oder Finanzinstitut steht.
Kriterien zur Identifizierung von Kunden mit geringem Risiko
Die Identifizierung von Kunden mit geringem Risiko ist ein entscheidender Schritt bei der Anwendung der vereinfachten Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence). Bei der Bewertung werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, darunter die Geschäftstätigkeiten und der geografische Standort des Kunden. So werden beispielsweise Kunden, die in Ländern mit strengen Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche tätig sind, oft als risikoarm eingestuft. Die SDD eignet sich in der Regel für Transaktionen mit geringem Risiko, bei denen das Risiko der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung minimal ist.
Beispiele für Kunden mit geringem Risiko sind staatliche Stellen, Unternehmen, die an regulierten Märkten notiert sind, und Finanzinstitute, die einer gleichwertigen AML-Aufsicht unterliegen. Die Firmen müssen eine klare Begründung für die Einstufung eines Kunden als geringes Risiko liefern und sicherstellen, dass die Entscheidung mit dem breiteren Rahmen des Risikomanagements übereinstimmt.
Wann ist die vereinfachte Sorgfaltspflicht anzuwenden?
Die vereinfachte Sorgfaltspflicht ist anwendbar, wenn eine neue Geschäftsbeziehung mit Kunden aufgenommen wird, die ein geringes Risiko für Finanzkriminalität darstellen. Dazu gehören Szenarien, in denen ein geringes Risiko von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Steuerhinterziehung oder anderen Finanzdelikten besteht. Für eine angemessene Risikobewertung ist es wichtig, den Zweck und die beabsichtigte Art der Geschäftsbeziehung oder Transaktion zu verstehen.
Das Risikoniveau eines Kunden kann sich im Laufe der Zeit ändern, so dass eine ständige Neubewertung erforderlich ist. Wenn sich die Transaktionsmuster eines Kunden ändern oder er anfängt, größere Transaktionen zu tätigen, muss er möglicherweise auf die Standard-Due-Diligence-Prüfung umgestellt werden. Diese dynamische Bewertung stellt sicher, dass die Sorgfaltspflichtmaßnahmen angemessen und wirksam bleiben.
Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Kriterien für die Anwendung von SDD je nach Rechtsordnung variieren können, da sie unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen und Risikobewertungen widerspiegeln. Compliance-Teams müssen sicherstellen, dass alle Szenarien, die als risikoärmer eingestuft werden, mit der umfassenderen Bewertung von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsrisiken in Einklang stehen.
Die wichtigsten Schritte des vereinfachten Due-Diligence-Verfahrens
Der vereinfachte Due-Diligence-Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass Kunden mit geringem Risiko effizient identifiziert und überprüft werden:
Beginnen Sie mit einer gründlichen Kundenidentifikationsphase.
Das Einholen von Identifizierungsinformationen ist ein wichtiger Teil der Kundenidentifizierungsphase, um eine genaue Überprüfung zu gewährleisten.
Verwenden Sie zuverlässige Quellen, um die Identität des Kunden zu überprüfen.
Vollständige Überprüfung vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung.
Sobald der Kunde identifiziert ist, wird eine Risikobewertung durchgeführt, um festzustellen, ob er für SDD in Frage kommt. Die Unternehmen wenden dann vereinfachte Überprüfungsmethoden an und stützen sich auf weniger Dokumente und öffentliche Informationen, um die Identität des Kunden zu überprüfen. Diese Schritte helfen den Unternehmen, ihre Due-Diligence-Prozesse zu rationalisieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
In den folgenden Unterabschnitten werden wir den Kundenidentifizierungsprozess, die Durchführung einer Risikobewertung und die Implementierung einer vereinfachten Überprüfung näher beleuchten.
Prozess der Kundenidentifizierung
Der Kundenidentifizierungsprozess (KVP) ist der erste Schritt der vereinfachten Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence). Die Überprüfung der Identität des Kunden ist ein zentrales Ziel in dieser Phase. In dieser Phase müssen die Unternehmen Identifikationsdaten einholen, um die Kunden während des Onboarding-Verfahrens zu überprüfen. Dazu gehört die Erfassung von Informationen wie Namen, Adressen und anderen identifizierenden Details.
Die Organisationen müssen sicherstellen, dass die von ihnen erhobenen Daten korrekt sind. Außerdem ist es wichtig, diese Daten zu überprüfen. Diese Genauigkeit ist entscheidend für die Minderung von Risiken, die mit der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen verbunden sind. Die Überprüfung der Kunden sollte von Fall zu Fall beurteilt werden, um sicherzustellen, dass die Identität jedes einzelnen Kunden gründlich überprüft wird.
Durchführen einer Risikobewertung
Die Bewertung des Risikoprofils eines Kunden ist entscheidend, um festzustellen, ob er für eine vereinfachte Sorgfaltspflicht in Frage kommt. Bei dieser ersten Risikobewertung werden verschiedene Risikofaktoren untersucht, darunter die Geschäftstätigkeiten des Kunden, geografische Risikofaktoren und Transaktionsmuster. Anhand dieser Faktoren können die Unternehmen feststellen, ob ein Kunde für die SDD in Frage kommt.
Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die vereinfachten Sorgfaltspflichten angemessen sind, müssen diese geringeren Risikofaktoren gegeneinander abgewogen werden. Laufende Überwachung und regelmäßige unternehmensweite Risikobewertungen helfen den Unternehmen, ihre Sorgfaltspflichtprozesse an einen risikobasierten Ansatz für sich verändernde Kundenprofile und neu entstehende Risiken anzupassen.
Implementierung der vereinfachten Verifizierung
Für Kunden mit geringem Risiko kann eine vereinfachte Identifizierungsmethode und eine weniger detaillierte Überprüfung der Identität des Kunden verwendet werden. Die Unternehmen können sich bei der Überprüfung der Identität eines Kunden mit geringem Risiko auf öffentliche Informationen und weniger Dokumente stützen, wodurch das Verfahren effizienter und weniger ressourcenintensiv wird.
Das Verfahren zur Überprüfung der Identität von Kunden mit geringem Risiko umfasst vereinfachte Ansätze, die keine Kompromisse bei der Genauigkeit eingehen. Wirtschaftliche Eigentümer von Kunden mit geringem Risiko können oft ohne zusätzliche Unterlagen identifiziert werden, was den Überprüfungsprozess für den wirtschaftlichen Eigentümer vereinfacht. Das Verständnis der Eigentümerstruktur ist wichtig, um den angemessenen Grad der Überprüfung zu bestimmen, da es hilft, das Risiko einzuschätzen und zu entscheiden, wie viel Kontrolle notwendig ist.
Unterschiede zwischen vereinfachter Sorgfaltspflicht (SDD) und erweiterter Sorgfaltspflicht (EDD)
Die Vereinfachte Sorgfaltspflicht (SDD) und die Erweiterte Sorgfaltspflicht (EDD) unterscheiden sich in folgenden Punkten:
SDD ist weniger intensiv und ressourcenaufwändig als EDD.
Bei der SDD sind weniger Dokumente erforderlich, und sie stützt sich mehr auf öffentliche Informationen.
Die EDD ist mit einer strengeren Kontrolle verbunden.
Die EDD erfordert eine ständige Überwachung.
Die Standard-Due-Diligence-Prüfung wird in der Regel auf Kunden mit mittlerem Risiko angewandt, die einer strengeren Prüfung bedürfen als Kunden mit geringem Risiko, aber weniger als Kunden mit hohem Risiko. Erhöhte Sorgfaltspflichten sind für Hochrisikoszenarien erforderlich, z. B. wenn es sich um eine politisch exponierte Person oder eine Person mit Sitz in einem Hochrisiko-Drittland handelt.
Erhöhte Sorgfaltspflichten sind bei jeder relevanten Transaktion oder Geschäftsbeziehung erforderlich. Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich um eine Person aus einem Hochrisiko-Drittland handelt. Die Identifizierung politisch exponierter Personen ist ein Schlüsselfaktor bei der Bestimmung, wann eine verstärkte Sorgfaltspflicht erforderlich ist, da diese Personen ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung darstellen. Die Finanzinstitute müssen ihre Sorgfaltspflichten neu bewerten und möglicherweise strengere Maßnahmen ergreifen, wenn sich das Risikoniveau eines Kunden ändert, um sicherzustellen, dass der Sorgfaltspflichtprozess angemessen bleibt.
Laufende Überwachung und Einhaltung
Nach der vereinfachten Sorgfaltspflicht ist eine fortlaufende Überwachung erforderlich, um sicherzustellen, dass der Kunde weiterhin als risikoarm eingestuft wird, wobei die Sorgfaltspflichtmaßnahmen je nach Bedarf anzupassen sind. Eine fortlaufende Überwachung ist auch erforderlich, um die Geldwäschevorschriften einzuhalten, die eine kontinuierliche Bewertung des Kundenrisikos und der Kundenaktivitäten vorschreiben. Die Durchführung regelmäßiger Prüfungen von SDD-Fällen ist unerlässlich, um die Einhaltung der festgelegten Kriterien zu gewährleisten und aufkommende Risiken zu erkennen.
Regelmäßige Prüfungen von SDD-Fällen gewährleisten die Integrität von Klassifizierungsentscheidungen und helfen, entstehende Risiken frühzeitig zu erkennen. Automatisierte Tools können Anomalien in Echtzeit aufzeigen, Risikobewertungen aktualisieren und bei Überschreiten von Schwellenwerten eine Eskalation zur Standard- oder erweiterten Sorgfaltsprüfung veranlassen.
Die Einhaltung der Vorschriften endet nicht mit der Aufnahme der Tätigkeit. Die Risikoprofile ändern sich - und Ihre Reaktion darauf muss es auch.
Die regelmäßige Aktualisierung der SDD-Einstufungen hilft zu verhindern, dass potenzielle Risiken übersehen werden. Automatisierte Systeme können dabei helfen, die Profile der Kunden zu aktualisieren und Änderungen ihres Risikostatus umgehend zu berücksichtigen. Die Überwachung sollte auch die Identifizierung von politisch exponierten Personen umfassen, die von einer Gemeinschaftseinrichtung oder einer internationalen Organisation im Rahmen der Einhaltung von Vorschriften benannt wurden. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass die Unternehmen die Vorschriften einhalten und sich schnell an die sich verändernden Kundenprofile anpassen können.
Die wirksame Durchführung einer laufenden Überwachung beinhaltet ein Screening nach negativen Medien, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Kunden zu ermitteln. Die regelmäßige Überprüfung von Kundenklassifizierungen hilft den Finanzinstituten bei der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und sorgt dafür, dass ihre Sorgfaltspflichtprozesse robust und effektiv bleiben.
Bewährte Praktiken für die Umsetzung von SDD
Die Integration von Technologie kann die Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit des vereinfachten Sorgfaltsprüfungsprozesses (Simplified Due Diligence - SDD) verbessern. Die Automatisierung des SDD-Prozesses beschleunigt nicht nur das Onboarding von Kunden, sondern rationalisiert auch die Due-Diligence-Prüfungen, was die Reibungsverluste für die Nutzer verringert und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.
Durch die Automatisierung des SDD-Prozesses wird die Effizienz der Compliance-Bemühungen erhöht. Dieser Ansatz ermöglicht eine nahtlosere Kundenerfahrung bei gleichzeitiger Beibehaltung der notwendigen Sorgfaltspflichtmaßnahmen zur Risikominderung.
Beispiele aus der Praxis für eine vereinfachte Sorgfaltspflicht
Beispiele aus der Praxis veranschaulichen die praktischen Anwendungen und Vorteile der vereinfachten Sorgfaltspflicht. So können beispielsweise Unternehmen, die standardisierte Transaktionen mit geringem Wert abwickeln, wie Versorgungsunternehmen oder regulierte Online-Dienstleistungsplattformen, die vereinfachte Sorgfaltspflicht auf zugelassene Kunden anwenden. Dies ermöglicht ein schnelleres Onboarding mit geringeren Dokumentationsanforderungen bei gleichzeitiger Wahrung der Compliance.
Ein weiteres Beispiel ist ein börsennotiertes Unternehmen, das in einem Land mit geringem Risiko tätig ist und über transparente Eigentumsverhältnisse und ein vorhersehbares Transaktionsprofil verfügt. Kunden, die einer gleichwertigen AML-Aufsicht unterliegen, können nach einer dokumentierten Bewertung als risikoarm eingestuft werden, so dass sie sich für die vereinfachte Sorgfaltspflicht gemäß den geltenden Vorschriften eignen.
Die Rolle der Technologie bei der vereinfachten Due Diligence
Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der vereinfachten Sorgfaltspflicht. Durch automatisierte Prozesse und maschinelles Lernen können Kunden, die die Zulassungskriterien erfüllen, schnell identifiziert werden, wodurch sich der Zeitaufwand für die Datenerfassung und -analyse erheblich verringert.
KI-gestützte Tools bieten fortschrittliche, detaillierte Funktionen zur Identitätsüberprüfung, wie z. B. das Scannen und Validieren von Ausweisen, die Überprüfung wirtschaftlicher Eigentümer und die Durchführung schneller Hintergrundprüfungen. Diese digitalen Plattformen verbessern die Genauigkeit von Kundenrisikobewertungen und stellen sicher, dass der Due-Diligence-Prozess robust und effizient bleibt.
Die Integration von künstlicher Intelligenz in den SDD-Prozess hilft, Muster zu erkennen, die auf potenzielle Risiken hinweisen. Der Einsatz von Technologie ermöglicht es Unternehmen, Kundendaten schnell zu verarbeiten und so die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz im Rahmen des SDD-Prozesses zu verbessern.
Rechtliche und regulatorische Erwägungen
Bei der Anwendung der vereinfachten Sorgfaltspflicht stehen rechtliche und regulatorische Überlegungen im Vordergrund. Die Unternehmen müssen die Gründe für die Anwendung von SDD-Maßnahmen auf der Grundlage von Kundenrisikobewertungen rechtfertigen, anstatt sich auf vordefinierte Kundenlisten zu verlassen. Auch wenn Unternehmen, die z. B. an einem geregelten Markt notiert sind, für die vereinfachte Sorgfaltspflicht in Frage kommen, muss die Eignung dennoch auf einer angemessenen Risikobewertung beruhen, die mit den jüngsten Änderungen der Gewerbeordnung im Einklang steht.
Angehörige der Rechtsberufe müssen die Identität ihrer Klienten anhand zuverlässiger, unabhängiger Quellen, wie z. B. Reisepässen, überprüfen, um die Vorschriften einzuhalten. Unabhängige Anwaltskanzleien sind außerdem verpflichtet, Aufzeichnungen über die Sorgfaltspflicht mindestens fünf Jahre lang nach Abschluss einer Geschäftsbeziehung aufzubewahren, um sicherzustellen, dass sie die Einhaltung der Vorschriften bei Bedarf nachweisen können.
Technologische Lösungen verbessern die Nachverfolgung der Einhaltung der Vorschriften, indem sie detaillierte Aufzeichnungen über die Sorgfaltspflichtaktivitäten führen. Rechtsanwälte und andere Angehörige der Rechtsberufe, einschließlich der für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Personen, müssen sich über die Herkunft der Mittel bei Finanztransaktionen vergewissern und sicherstellen, dass alle Sorgfaltspflichten erfüllt und angemessen dokumentiert werden. Die Financial Action Task Force unterstreicht die Bedeutung dieser Praktiken.
Moderne Compliance-Plattformen können die Dokumentation automatisieren, Rechtfertigungspfade für die Risikobewertung bereitstellen und Überprüfungsdaten direkt mit jeder Fallakte verknüpfen, was den operativen Aufwand für Compliance-Teams und Rechtsexperten erheblich verringert. Sie ermöglichen auch ein Echtzeit-Screening gegen Sanktionslisten, negative Medienquellen und politisch exponierte Personen und helfen Unternehmen, proaktiv Compliance zu demonstrieren.
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Zusammenfassung
Die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence, SDD) bietet einen rationellen Ansatz zur Überprüfung von Kunden mit geringem Risiko, der die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und gleichzeitig den Ressourcenbedarf minimiert. Wenn Unternehmen die Kriterien für die Identifizierung von Kunden mit geringem Risiko, die geeigneten Szenarien für die Anwendung der vereinfachten Sorgfaltspflicht und die wichtigsten Schritte im vereinfachten Sorgfaltspflichtprozess verstehen, können sie die vereinfachte Sorgfaltspflicht effektiv umsetzen und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.
Die Integration von Technologien und die kontinuierliche Überwachung sind für den Erfolg von SDD entscheidend. Durch die Übernahme bewährter Praktiken und die Nutzung fortschrittlicher Tools können Unternehmen die Effizienz und Genauigkeit ihrer Due-Diligence-Maßnahmen verbessern. Die SDD bietet einen wertvollen Rahmen für die effiziente Verwaltung von Kunden mit geringem Risiko, während wir uns durch die Komplexität der finanziellen Compliance bewegen.
Häufig gestellte Fragen
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Die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence - SDD) ist eine rationalisierte Methode zur Überprüfung von Kunden mit geringem Risiko, die weniger Dokumente und eine weniger intensive Überprüfung erfordert als die Standard-Due-Diligence-Verfahren. Dieser Ansatz erleichtert die Einhaltung der Vorschriften und stellt gleichzeitig sicher, dass die erforderlichen Prüfungen durchgeführt werden.
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Die vereinfachte Sorgfaltspflicht sollte angewandt werden, wenn es sich um Kunden handelt, bei denen ein geringes Risiko für Finanzkriminalität, wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, besteht. Dieser Ansatz ermöglicht eine reduzierte Prüfung bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften.
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Unternehmen können Kunden mit geringem Risiko für die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence, SDD) identifizieren, indem sie Faktoren wie ihre Geschäftstätigkeiten, ihren geografischen Standort und ihre Transaktionsmuster analysieren und sich dabei besonders auf staatliche Stellen und öffentlich bekannte Unternehmen mit transparenten Geschäftsabläufen konzentrieren. Die Umsetzung dieses strategischen Ansatzes gewährleistet ein wirksames Risikomanagement.
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Der Hauptunterschied zwischen der vereinfachten Sorgfaltspflicht (Simplified Due Diligence, SDD) und der erweiterten Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence, EDD) liegt in der Intensität der Prüfung: Die SDD ist weniger intensiv und erfordert nur eine minimale Dokumentation, während die EDD gründliche Untersuchungen und eine kontinuierliche Überwachung von Hochrisikokunden erfordert. Daher eignet sich die SDD für Szenarien mit geringem Risiko, während die EDD für die Navigation in komplexen Risikoumgebungen unerlässlich ist.
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Eine kontinuierliche Überwachung ist bei der Wertpapierdienstleistung unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Kunden durchweg als risikoarm eingestuft werden. So können potenzielle Risiken rechtzeitig erkannt und Finanzstraftaten durch regelmäßige Prüfungen und aktualisierte Einstufungen verhindert werden. Dieser proaktive Ansatz sorgt für eine wirksame Risikominderung.
Nicht nur vereinfachen - begründen
Bei der vereinfachten Due Diligence geht es nicht darum, an der falschen Stelle zu sparen - es geht darum, die richtigen Prüfungen zur richtigen Zeit durchzuführen. Mit den richtigen Tools können Sie das Onboarding von Kunden mit geringem Risiko automatisieren, die Prüfungsbereitschaft aufrechterhalten und sich sofort anpassen, wenn sich das Kundenrisiko ändert.
Ganz gleich, ob Sie den Betrieb skalieren oder die Einhaltung von Vorschriften verschärfen, die Risikotransparenz in Echtzeit macht aus der Vereinfachung ein fundiertes Urteil.
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